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En este artículo queremos explicar y ofrecer nuestro punto de vista basado en la experiencia con clientes propios sobre cómo gestionar la contabilidad y fiscalidad con Odoo, la unión entre Gestoría-Cliente y los puntos fuertes y positivos a nivel contable/fiscal de este Open ERP.

Para empezar, es importante destacar que la totalidad de nuestros clientes llevan un proceso integral de la contabilidad con Odoo, cubriendo todas las necesidades y variantes que pueden surgir dentro de una empresa. Esta es, sin duda, una de las características más remarcables de este ERP.

Por otro lado, al tratarse de un Open ERP tenemos la certeza que los costes serán más bajos que otros softwares de gestión empresarial. Además, detrás de Odoo hay una comunidad, AEODOO (Asociación Española de ODOO), en la que expertos técnicos de Odoo, contables y fiscalistas actualizan las necesidades y dejan a disposición del usuario una serie de módulos de la Localización Española (OCA) para su uso sin costes adicionales que se adaptan 100% a la legislación española actual. Esto permite tener el software siempre 100% actualizado y adaptado a las necesidades que puedan ir surgiendo.

Asimismo, dicha comunidad se encarga de migrar los módulos a versiones más avanzadas para que el usuario que se decida por Odoo pueda tenerlos sea cuál sea la versión que implante. Es importante saber que siempre tenemos el apoyo de la comunidad, ya sea para solucionar problemas como para proponer mejoras.

En línea con las particularidades y puntos fuertes de Odoo, destacamos el hecho de que es un software personalizable, por lo que a parte de todos los módulos genéricos estándar que debe tener toda empresa para llevar la contabilidad, también tiene la capacidad de poder crear módulos concretos. Por ejemplo, para empresas que tienen internalizado un procedimiento más complejo, procesos que a día de hoy aún no se han desarrollado por motivos de necesidad para los usuarios o porque nadie ha llegado a financiar dichos módulos.

 

Desde Gafic by Tarinas, como expertos en contabilidad/fiscalidad con Odoo, podemos afirmar, gracias a nuestra experiencia, que este software cumple con todas las necesidades contables y tiene procesos realmente positivos respecto a otros sistemas de gestión empresarial.

Empezando por la posibilidad de poder conectarnos a Odoo en cualquier momento y lugar. Desde tu Ordenador, teléfono o Tablet; y en tu lugar de trabajo o en la otra punta del mundo. Se trata de un valor añadido muy apreciado por sus usuarios, ya que siempre tendrás la posibilidad de hacer, consultar, descargar y enviar la información que necesites en cualquier momento.

Otra importante característica es que se pueden conectar tantos usuarios como tengamos creados y, además, no se paga por licencia de usuario, un gran qué respecto a otros ERP. Entonces, ¿en qué nos puede ayudar este punto más allá de poder reducir el coste por licencias? Aquí viene un factor que para algunas empresas o cliente final puede ser un poco engorroso: el contacto con la gestoría. Y es que, a diferencia de otros ERP, Odoo permite al Gestor y al cliente poder estar conectados simultáneamente en la misma Base de Datos, ser capaces de ver la misma pantalla a la vez, solucionar los problemas que surjan, consultar informes o, incluso, pasar la contabilidad.

Gafic by Tarinas, como asesores, ofrecemos este plus a nuestros clientes, ya que para todas las consultas -tanto contables como fiscales- nos conectamos al Odoo de cliente para solucionar, arreglar, aclarar o gestionar lo que se nos plantea. Asimismo, a nivel fiscal, nos conectamos a la plataforma del cliente para poder revisar, verificar datos, calcular Modelos de Hacienda y proceder con la presentación (Modelo 303,349, etc) sin necesidad de traspaso de información entre ambas partes.

 

Entrando en materia contable y sobre cómo llevar la contabilidad con Odoo, podemos describirlo como un sistema ágil, eficaz, rápido, cómodo, intuitivo y automatizado.

Odoo ofrece una trazabilidad de procesos muy interesante, desde la creación de pedidos de compra/venta, pasando por facturación de los mismos con sus asientos contables correspondientes hasta llegar al proceso de pagos/cobros de dichas facturas. En todo momento sabes de dónde proviene la información, qué movimientos y/o cambios ha habido durante todo el proceso, puedes consultar los asientos realizados, quién lo ha efectuado y cómo se ha gestionado.

El hecho de automatizar procedimientos nos permite optimizar el tiempo y reducir márgenes de error, ya que partimos de unas bases sólidas, revisadas y configuradas correctamente para que todo el proceso se realice según nuestras pautas marcadas.

Con toda la configuración lista, el proceso contable es muy sencillo e intuitivo ya que no tenemos la necesidad de crear los asientos contables manualmente porque en el momento de la validación de facturas ya se generan los correspondientes a esa venta o compra.

Avanzando en el proceso, para todo lo referido a la gestión de bancos, disponemos de la herramienta “Extractos Bancarios”, que facilitará dicha gestión y hará que esta tarea se convierta en algo ligero y fácil de gestionar. Cabe destacar también que con esta herramienta ya se realizan los asientos contables correspondientes por el simple hecho de conciliar los movimientos con sus contrapartidas.

Teniendo en cuenta que el 80%-90% de las tareas contables se refieren a la Facturación y gestión de bancos y que Odoo nos ofrece un sistema muy eficaz para ello, nos quedarían pendientes gestionar casos concretos como la entrada de nóminas, regularizaciones, traspasos entre cuentas o diferentes casuísticas que sí que entraremos como asientos manuales. Remarcar que esto se dará en casos puntuales, ya que Odoo funciona de tal forma que evita prácticamente siempre la entrada manual de datos al sistema para, como hemos comentado anteriormente, reducir los márgenes de error.

Para acabar, es importante destacar la capacidad de Informes y filtrado que nos ofrece Odoo. Esto nos brinda la oportunidad de crear informes propios adaptados a las necesidades de la empresa, siendo además dinámicos; punto muy remarcable puesto que tendremos la información siempre actualizada para revisión y control del estado de las diferentes áreas que conforman la empresa.

En el supuesto caso de que nuestra empresa tenga procesos complejos que el sistema estándar no puede abordar, siempre se puede adaptar procesos para tener bajo control esas peculiaridades de cada caso concreto.

 

Con todo esto y toda la experiencia que tenemos hasta día de hoy, consideramos Odoo como un software muy potente y completo que abarca todas las áreas y procesos que nos podemos encontrar en diferentes empresas.

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