1 de April de 2018 By webmastergafic

Aprèn a optimitzar la comptabilitat en Odoo

En aquest manual anem a resumir com organitzar les factures correctament, com comptabilitzar àgil i segur factures, pautes per a la conciliació bancària i el més important, com revisar totes les dades introduïdes en Odoo i verificar que la comptabilitat està perfecta.

1.- Com organitzar els arxius i les factures?

Factures de Compres:

– Adjuntar Pdf: En totes les factures de compres comptabilitzades en Odoo, és recomanable adjuntar el fitxer pdf de la factura, per a posteriori poder revisar els venciments, conceptes, tramitar subvencions, justificar actius i similar.
– Fitxers de les compres: Totes les factures han d’estar descarregades o en el núvol seguint aquesta organització: Comptabilitat \ 2018 \ Rebudes \ 1T \ (quan estan sense comptabilitzar). Un cop comptabilitzades, moure dins de la carpeta Comptabilitat \ 2018 \ Rebudes \ 1T \ COMPTABILITZAT \, d’aquesta manera, qualsevol client ens pot pujar factures per comptabilitzar sense problemes. Un cop tancat el trimestre, afegim al 1T el nom “1T TANCAT”, perquè no s’afegeixin més factures en aquest trimestre. NOTA: Es pot indicar el nom del proveïdor en el fitxer. També es pot indicar la referència interna de Odoo en el fitxer un cop comptabilitzat, encara que al tenir adjuntats els pdf, tampoc cal modificar el nom de tots els dicheros
– Importacions: Per a les factures d’importacions és important indicar el nombre de DUA en el fitxer, així com adjuntar obligatòriament adjuntar els documents de DUA, factura d’importació, factura de l’agent de duanes, justificants de pagament i de transport.
Justificants de pagament: Els justificants de pagament o cobrament es poden adjuntar també a la factura Odoo, així com posar dins de les carpetes anteriors amb el mateix nom de fitxer + “justificant”, així en la mateixa carpeta ho tenim tot al Odoo també.

Factures de Venda:

Les factures de venda es generen pel departament comercial i es validen segons s’estableixi en cada empresa, no requereixen d’una organització especial ja que les podem imprimir tantes vegades com desitgem.

2.- Com optimitzar la comptabilització de factures?

Factures de compres:

Podeu veure el vídeo següent sobre les compres en Odoo per a més informació: https://www.youtube.com/watch?v=2uGY0HLGjek

Comandes de compra: es determina que totes les comandes d’COMPRA PER FACTURAR, es facturen per controlar des factures de proveïdor les factures en esborrany pendents de rebre, així únicament el controlem des factures de compra. En cas que l’empresa sigui de serveis, no és habitual que facin servir el mòdul de compres.
Crear productes predefinits de despesa: Es crea un producte per compte comptable, amb el seu IVA i compte comptable per omissió corresponent, per optimitzar la comptabilització futura de despeses i compres.
Duplicat de factures: Tenim comptabilitzades les factures mensuals o com Telefonia, Aigua, Electricitat, Gestoria o qualsevol altra factura … Es recomana duplicar la factura anterior per optimitzar temps i aprofitar per revisar que tenim totes les factures anteriors comptabilitzades, que no comptabilitzem dues vegades la mateixa factura i evitem errors humans perquè únicament vam canviar el nombre de factura, data i revisem imports.
Assentaments manuals: (nòmines, repartiment beneficis, i pocs moviments més) s’introdueixen per COMPTABILITAT / ASSESSOR / Assentaments COMPTABLES / CREAR. En versions anteriors s’introdueixen en COMPTABILITAT / Assentaments COMPTABLES / Assentaments COMPTABLES.
Veure vídeo de com crear nòmines: https://www.youtube.com/watch?v=Ih-xASGIEh0
Veure vídeo de com crear assentament d’obertura manual: https://www.youtube.com/watch?v=-zoEV0C04S4. Els comptes 6 i7 s’introdueixen sumades al compte 129. NO S’INTRODUEIXEN EN L’ENTRADA D’OBERTURA.
Crear comptes comptables: Anem a COMPTABILITAT / ASSESSOR / PLA COMPTABLE / Busquem un compte igual o similar, la dupliquem i canviem el codi / número del compte i el nom. En versions anteriors està en COMPTABILITAT / CONFIGURACIÓ / COMPTES / COMPTES

Factures de venda:

Per a més informació poden veure el vídeo de vendes Odoo a: https://www.youtube.com/watch?v=hstbmNUNa6E

No suprimir Factures validades: És molt IMPORTANT una vegada una factura s’ha validat, Odoo li assigna un número de factura, per tant, NO ES POT ELIMINAR NI DEIXAR EN CANCEL·LAT, ja que generaria un salt en la factura i això no és correcte ni legal. Es pot forçar la numeració de la sèrie de la facturació, al diari corresponent, seqüència de factura.
Factures Rectificatives: Es realitza des de la factura de venda corresponent. Si correspon a l’exercici anterior i no està en Odoo, es pot anar a tauler VENDES / MÉS / crear factura rectificativa. (En versions anteriors, Factures rectificatives / crear). Per a qualsevol altra modificació que no impliqui crear una factura rectificativa, una opció no correcta del tot però molt estesa si el nostre client no ha rebut encara cap factura és; seleccionar la factura validada, canviar a esborrany, procedir als canvis i tornar a validar per no crear rectificatives innecessàries si el client no ha rebut ni la primera factura. NOTA: Si la factura està conciliada, primer cal trencar la conciliació. Veure minut 19 del vídeo de conciliació bancària a Odoo: https://www.youtube.com/watch?v=u8B2VOdgZ1s&t=1295s

3.- Quina és la millor forma per fer la conciliació bancària?

En el present vídeo resumim tota la funcionalitat dels extractes bancaris a Odoo des de les versions 8 a 11 i superiors: https://www.youtube.com/watch?v=u8B2VOdgZ1s&t=1295s

El resum és el següent: Tenim 4 opcions per a conciliar bancs:

Seleccionar l’empresa: Posar l’empresa en seleccioneu associat, perquè apareguin únicament les factures pendents de cobrar o pagar d’aquesta empresa, després seleccionar amb el ratolí la factura o factures (poden ser més d’una) i VALIDAR
Assentaments manuals sense factura: fent clic a SELECCIONI CONTRAPARTIDA / Crear desajust o similar de color gris, sota de la línia importada pel banc. comptabilitzar manualment pagament de nòmines contra el compte 465, comissions bancàries contra la 626, IVA si és a retornar contra la 470, IVA si és a pagar 4750, model 111 i model 115 contra la 4751, model 202 contra la 473, model 200 si és a retornar contra la 4709, model 200 si és a pagar 4752, préstecs, bestretes sense factura per conciliar a posteriori manualment i etc … NOTA: tota factura amb IVA es recomana comptabilitzar-per factures de proveïdor.
Pagaments o cobraments parcials amb el triangle: Seleccionem la factura corresponent com s’indica en el primer punt. Després fem clic a la factura per pujar-la com a “parella” / conciliació del moviment del banc. No deixa seguir perquè deu no és igual a l’haver-hi, per tant, fem clic al triangle que apareix al costat de l’import perquè iguali els imports, i validem.
NOTA: Si el moviment seleccionat apareix en BLAU, no fa assentament comptable ja que s’ha registrat anteriorment pel botó pagar factura de la factura, opció no recomanable d’usar diferents operatives per a la conciliació de factures.

4.- Com revisar i verificar correctament tota la comptabilitat i dades introduïdes?

Revisió de factures i bancs (recomanable setmanalment)

Introduir Assentaments manuals de nòmines del mes (si estem en final de mes)
Factures de clients:
Revisar setmanalment les factures en esborrany, cancel·lades del mes. Per poder veure si totes les vendes són correlatives i verificar que totes les factures en esborrany encara estan pendent de facturar per X motiu.
Factures de proveïdor:
Revisar setmanalment les factures en esborrany, cancel·lades del mes. Per poder veure si totes les compres són correlatives i verificar que totes les factures en esborrany encara estan pendent de facturar per X motiu. Les factures de compres en esborrany que tenen un DOCUMENT D’ORIGEN (comanda de compra) són factures que la comanda de compra s’ha VALIDAT / CONFIRMAT i estem a l’espera de rebre la factura per introduir el número de factura i data del proveïdor abans de validar. En cas que l’empresa sigui de serveis, no és habitual que facin servir el mòdul de compres.
L’extracte bancari descarregat revisar que sigui correlatiu de dates. Per importar el fitxer NORMA 4, anar al tauler, seleccionar el banc corresponents MÉS / importar extracte bancari. En versions anteriors anar a Comptabilitat / Bancs i caixa / Importa fitxer.
Factures de clients i proveïdor OBERTES: Un cop realitzades les conciliacions dels bancs, revisar setmanalment les factures en estat obertes, ha de coincidir amb les factures que realment tenim pendent de cobrar i pagar, així com coincidir amb el saldo del balanç de sumes i saldos de la comptabilitat.

Revisió comptable (Recomanable setmanal o mensualment)

Introduir Assentaments mensuals / anuals d’amortització (s’introdueix com una nòmina per ASSESSOR / Assentaments COMPTABLES) si el Assentaments ens ho facilita la nostra assessoria, o la millor opció, comptabilitzar els Assentaments de tots els actius passats i presents de Odoo. En Comptabilitat / Assessor / Genera Assentaments d’actius, indicant l’últim dia del mes, si són mensuals, o de l’any si són anuals.
Revisió saldos comptables de clients, proveïdors i creditors: Hem de verificar si les factures obertes de l’apartat anterior coincideixen amb el que reflecteix la comptabilitat. Per revisar-podem anar a COMPTABILITAT / INFORMES / Balanç de sumes i saldos. En els comptes 400 tenim proveïdors, 410 creditors (que estan comptabilitzades per factures de proveïdor de Odoo), i compta 430 per a clients. En cas que no coincideixin, cal revisar els moviments dels clients o proveïdors que no coincideixen, per fer-ho podem anar a COMPTABILITAT / INFORMES / LLIBRE MAJOR, ens apareixeran tots els moviments dels comptes 430, 400, 410 de cada empresa, podent seguir diferències. En cas que falti per conciliar algun pagament (unir la factura amb el moviment de pagament o cobrament) podem anar la factura i sota del total ens apareix l’opció de AFEGIR per conciliar així el pagament amb la factura. També es pot fer servir el LLIBRE MAJOR EMPRESA, situat en informes Genèrics.
Revisió saldos bancaris: Revisar saldos comptables coincideixen amb el saldo REAL del banc segons la web del banc. Per revisar per COMPTABILITAT / INFORMES / Balanç de sumes i saldos. En els comptes 5720xx tenim els saldos dels bancs, podem filtrar per dates perquè coincideixi i puntejar amb el major del compte 572xx. Si es fa servir extractes bancaris correctament ha de quadrar.

Revisió Final per tancar mesos, trimestres o anys

Revisió mitjançant exportació de factures de compra que totes les línies de factura tinguin la comptabilitat analítica introduïda, si escau.
Enviar al client o revisar internament, totes les factures obertes filtrant per l’exercici. Utilitza el botó Exporta vista actual o generar exportació de Odoo.
Contrastar l’informe anterior amb els saldos del major en Excel amb els que figuren en els comptes 430, 400, 410. NOTA: Les factures de proveïdors i creditors apareixen a la mateix apartat de factures de proveïdor.
Revisió Saldos de bancs
Comptabilitzar nòmines
Comptabilitzar Assentaments d’IVA i revisió comptes 472, 477 a zero.
Revisió comptes d’impostos que quadrin amb els models presentats 4751, 4760, 640, 642
Comptabilitzar el Assentaments de variació d’existències
Amortitzacions: Revisar que el total del compte 2xx és el mateix que dels actius. Si no quadra, exportar les factures amb la categoria d’actiu i compte comptable i revisar que factura no té lloc categoria d’actiu, o bé si alguna factura amb categoria d’actiu hem posat un compte no del grup 2xx. Quan tot quadra, calcular amortitzacions
Imprimir balanç de sumes i saldos, més balanç de saldos d’empresa
Imprimir balanç de situació i pèrdues i guanys.
Revisar tots els majors de la comptabilitat per verificar que tots són correctes.

Esperem que amb aquesta guia sobre la revisió de la comptabilitat en Odoo, puguin deixar perfecta les dades i informació de la seva empresa.

Recordeu de subscriure al nostre canal de Youtube per veure els videotutorials de Odoo i a les notícies de www.gafic.com a la part dreta d’aquesta mateixa pàgina.

Salutacions,

GAFIC, SLP

La seva assessoria fiscal, comptable, laboral experta en Odoo

Estalviï costos, temps i errors amb GAFIC + Odoo, ¡sol·liciti informació ara!