Aprende a optimizar la contabilidad en Odoo

En este manual o guía paso a paso, vamos a resumir cómo organizar la contabilidad de su empresa, como por ejemplo, organizar las facturas correctamente, cómo contabilizar ágil y seguro facturas, pautas para la conciliación bancaria y lo más importante, cómo revisar todos los datos introducidos en Odoo y verificar que la contabilidad está perfecta.

1.- ¿Cómo organizar los archivos y las facturas?

Facturas de Compras:

• Adjuntar Pdf: En todas las facturas de compras contabilizadas en Odoo, es recomendable adjuntar el fichero pdf de la factura, para a posteriori poder revisar los vencimientos, conceptos, tramitar subvenciones, justificar activos y similar.
• Ficheros de las compras: Todas las facturas han de estar descargadas o en la nube siguiendo esta organización: Contabilidad\2018\Recibidas\1T\(cuando están sin contabilizar). Una vez contabilizadas, mover dentro de la carpeta Contabilidad\2018\Recibidas\1T\CONTABILIZADO\, de esta forma, cualquier cliente nos puede subir facturas para contabilizar sin problemas. Una vez cerrado el trimestre, añadimos al 1T el nombre “1T CERRADO”, para que no se añadan más facturas en dicho trimestre. NOTA: Se puede indicar el nombre del proveedor en el fichero. También se puede indicar la referencia interna de Odoo en el fichero una vez contabilizado, aunque al tener adjuntados los pdf, tampoco es preciso modificar el nombre de todos los dicheros
• Importaciones: Para las facturas de importaciones es importante indicar el número de DUA en el fichero, así como adjuntar obligatoriamente adjuntar los documentos de DUA, factura de importación, factura del agente de aduanas, justificantes de pago y de transporte.
• Justificantes de Pago: Los justificantes de pago o cobro se pueden adjuntar también a la factura Odoo, así como poner dentro de las carpetas anteriores con el mismo nombre de fichero + “justificante”, así en la misma carpeta lo tenemos todo y en Odoo también.

Facturas de Venta:

• Las facturas de venta se generan por el departamento comercial y se validan según se establezca en cada empresa, no requieren de una organización especial ya que las podemos imprimir tantas veces como deseemos.

2.- ¿Cómo optimizar la contabilización de facturas?

Facturas de compras:

Pueden ver el vídeo siguiente sobre las compras en Odoo para más información: https://www.youtube.com/watch?v=2uGY0HLGjek

• Pedidos de compra: se determina que todos los pedidos de COMPRA PARA FACTURAR, se facturen para controlar desde facturas de proveedor las facturas en borrador pendientes de recibir, así únicamente lo controlamos desde facturas de compra. En caso de que la empresa sea de servicios, no es habitual que usen el módulo de compras.
• Proveedor o Acreedor: Diferenciar e indicar la cuenta correspondiente en la ficha del proveedor. Si es proveedor = indicar la cuenta 400000. Si es acreedor = indicar la cuenta 410000. La principal diferencia es que al proveedor le compramos un producto para revenderlo, mientras que al acreedor le compramos un gasto que no revendemos.
• Crear productos predefinidos de gasto: Se crea un producto por cuenta contable, con su IVA y cuenta contable predefinida correspondiente, para optimizar la contabilización futura de gastos y compras. A continuación mostramos las cuentas de gasto más habituales a detallar con subcuentas predefinidas en productos:
  • Suministros de Agua = 628001
  • Suministros de Electricidad = 628002
  • Suministros de Gas = 628003
  • Material de Oficina = 629001
  • Teléfono = 629002
  • Desplazamientos y dietas=629003
  • Gastos comunidad = 629004
  • Internet, dominios y hosting = 629006
  • Alarma = 629006
  • Recordar de crear productos por las cuentas de activos o bienes de inversión del grupo 20x, 21x e indicar el tipo de IVA de bienes de inversión por defecto. También se puede indicar en la ficha del producto la categoría de activo para que las tablas de amortización se generen automáticamente con Odoo.
• Duplicado de facturas: Tenemos contabilizadas las facturas Mensuales o como Telefonía, Agua, Electricidad, Gestoría o cualquier otra factura… Se recomienda duplicar la factura anterior para optimizar tiempos y aprovechar para revisar que tenemos todas las facturas anteriores contabilizadas, que no contabilizamos dos veces la misma factura y evitamos errores humanos porque únicamente cambiamos el número de factura, fecha y revisamos importes.
• Asientos manuales: (nóminas, reparto beneficios, y pocos movimientos más) se introducen por CONTABILIDAD/ASESOR/ASIENTOS CONTABLES/ CREAR. En versiones anteriores se introducen en CONTABILIDAD/ASIENTOS CONTABLES/ ASIENTOS CONTABLES.
  • Ver vídeo de cómo crear nóminas: https://www.youtube.com/watch?v=Ih-xASGIEh0
  • Ver vídeo de cómo crear asiento de apertura manual: https://www.youtube.com/watch?v=-zoEV0C04S4. Las cuentas 6 y7 se introducen sumadas en la cuenta 129. NO SE INTRODUCEN EN El ASIENTO DE APERTURA.
  • Crear cuentas contables: Vamos a CONTABILIDAD/ASESOR/PLAN CONTABLE/ Buscamos una cuenta igual o similar, la DUPLICAMOS y cambiamos el código/número de la cuenta y el nombre. En versiones anteriores está en CONTABILIDAD/CONFIGURACIÓN/CUENTAS/CUENTAS

• Activos o bienes de inversión: Podemos crear las categorías de activos basándonos en las tablas publicadas por hacienda (revisar el ejercicio deseado) , para poder crear las tablas de amortización de forma automática cuando contabilizamos una factura de compra de un activo, indicando en la línea de la factura la categoría de activo correspondiente.

Facturas de venta:

Para más información pueden ver el vídeo de ventas Odoo en: https://www.youtube.com/watch?v=hstbmNUNa6E

• No suprimir Facturas validadas: Es muy IMPORTANTE una vez una factura se ha validado, Odoo le asigna un número de factura, por tanto, NO SE PUEDE ELIMINAR NI DEJAR EN CANCELADO, ya que generaría un salto en la factura y eso no es correcto ni legal. Se puede forzar la numeración de la serie de la facturación, en el diario correspondiente, secuencia de factura.
• Facturas Rectificativas: Se realiza desde la factura de venta correspondiente. Si corresponde al ejercicio anterior y no está en Odoo, se puede ir a tablero VENTAS/ MÁS/ crear factura rectificativa. (en versiones anteriores, Facturas rectificativas/crear). Para cualquier otra modificación que no implique crear una factura rectificativa, una opción no correcta del todo pero muy extendida si nuestro cliente no ha recibido aún ninguna factura es; seleccionar la factura validada, cambiar a borrador, proceder a los cambios y volver a validar para no crear rectificativas innecesarias si el cliente no ha recibido ni la primera factura. NOTA: Si la factura está conciliada, primero hay que romper la conciliación. Ver minuto 19 del vídeo de conciliación bancaria en Odoo: https://www.youtube.com/watch?v=u8B2VOdgZ1s&t=1295s
• Crear Producto de Venta: Es importante que tengamos presente estos puntos para crear un nuevo producto de venta correctamente:
  • Siempre marcar la casilla de “puede ser vendido“
  • Indicar el Tipo de Producto:
    • Servicio= un servicios sin gestión de stock
    • Almacenable= Un bien que si controlamos stock y avisa no permite vender sin stock
    • Consumible= Un bien que si controlamos stock pero que permite la venta sin stock.
  • Indicar la cuenta contable y el impuesto:
    • Servicios = cuenta contable de ventas 705000 y tipo de IVA 21% servicios corrientes.
    • Bienes/almacenable/consumible=: cuenta contable de ventas 700000 y tipo de IVA 21% bienes corrientes (u otro %).

3.- ¿Cuál es la mejor forma para realizar la conciliación bancaria ?

En el presente vídeo resumimos toda la funcionalidad de los extractos bancarios en Odoo desde las versiones 8 a 11 y superiores: https://www.youtube.com/watch?v=u8B2VOdgZ1s&t=1295s

• El resumen es el siguiente: Tenemos 4 opciones para conciliar bancos:
  • Seleccionar la empresa: Poner la empresa en seleccione asociado, para que aparezcan únicamente las facturas pendientes de cobrar o pagar de esa empresa, luego seleccionar con el ratón la factura o facturas (pueden ser más de una) y VALIDAR
  • Asientos manuales sin factura: haciendo clic en SELECCIONE CONTRAPARTIDA/Crear desajuste o similar de color gris, debajo de la línea importada por el banco. contabilizar manualmente pago de nóminas contra la cuenta 465, comisiones bancarias contra la 626, IVA si es a devolver contra la 470, IVA si es a pagar 4750, modelo 111 y modelo 115 contra la 4751, modelo 202 contra la 473, modelo 200 si es a devolver contra la 4709, modelo 200 si es a pagar 4752, préstamos, anticipos sin factura para conciliar a posteriori manualmente y etc…NOTA: toda factura con IVA se recomienda contabilizarla por facturas de proveedor.
  • Pagos o cobros parciales con el triángulo: Seleccionamos la factura correspondiente como se indica en el primer punto. Luego hacemos clic a la factura para subirla como “pareja”/conciliación del movimiento del banco. No deja seguir porque debe no es igual al haber, por tanto, hacemos clic en el triángulo que aparece en el lado del importe para que iguale los importes, y validamos.
  • NOTA: Si el movimiento seleccionado aparece en AZUL, no hace asiento contable ya que se ha registrado anteriormente por el botón pagar factura de la factura, opción no recomendable de usar diferentes operativas para la conciliación de facturas.
  • NOTA: Recordar que se concilian siguiendo el mismo método manual de indicar la cuenta, como muestra el vídeo anterior el ejemplo de la comisión bancaria, movimientos de banco contra la cuenta indicada:
    • Pago de nóminas = 465
    • Pago de Seguridad Social = 4760
    • Pago de Impuestos Aeat modelo 303 = 4750
    • Devolución de Impuestos Aeat modelo 303 = 4700
    • Pago de Impuesto sobre sociedades modelo 200 = 4752
    • Pago de pago a cuenta del Impuesto sobre sociedades modelo 202 = 473
    • Pago de retenciones de trabajadores, profesionales modelo 111 y alquileres  modelo 115 = 4751
    • Pago de prestamos bancarios = Capital 520, intereses 6623

 4.- ¿Cómo revisar y verificar correctamente toda la contabilidad y datos introducidos?

Revisión de facturas y bancos (recomendable semanalmente)

• Introducir asientos manuales de nóminas del mes (si estamos en final de mes)
• Facturas de clientes:
• Revisar semanalmente las facturas en borrador, canceladas del mes. Para poder ver si todas las ventas son correlativas y verificar que todas las facturas en borrador aún están pendiente de facturar por X motivo.
• Facturas de proveedor:
• Revisar semanalmente las facturas en borrador, canceladas del mes. Para poder ver si todas las compras son correlativas y verificar que todas las facturas en borrador aún están pendiente de facturar por X motivo. Las facturas de compras en borrador que tienen un DOCUMENTO DE ORIGEN (pedido de compra) son facturas que el pedido de compra se ha VALIDADO/CONFIRMADO y estamos a la espera de recibir la factura para introducir el número de factura y fecha del proveedor antes de validar. En caso de que la empresa sea de servicios, no es habitual que usen el módulo de compras.
• El extracto bancario descargado revisar que sea correlativo de fechas. Para importar el FICHERO NORMA 4, ir al tablero, seleccionar el banco correspondientes MÁS/importar extracto bancario. En versiones anteriores ir a Contabilidad/Bancos y caja/Importar fichero.
• Facturas de clientes y proveedor ABIERTAS: Una vez realizadas las conciliaciones de los bancos, revisar semanalmente las facturas en estado abiertas, ha de coincidir con las facturas que realmente tenemos pendiente de cobrar y pagar, así como coincidir con el saldo del balance de sumas y saldos de la contabilidad.

Revisión contable (Recomendable semanal o mensualmente)

• Introducir asientos mensuales/anuales de amortización (se introduce cómo una nómina por ASESOR/ASIENTOS CONTABLES) si el asiento nos lo facilita nuestra asesoría, o la mejor opción, contabilizar los asientos de todos los activos pasados y presentes de Odoo. En Contabilidad/Asesor/Genera asientos de activos, indicando el último día del mes, si son mensuales, o del año si son anuales.
• Revisión saldos contables de clientes, proveedores y acreedores: Hemos de verificar si las facturas abiertas del apartado anterior coinciden con lo que refleja la contabilidad. Para revisarlo podemos ir a CONTABILIDAD/INFORMES/Balance de sumas y saldos. En las cuentas 400 tenemos proveedores, 410 acreedores (que están contabilizadas por facturas de proveedor de Odoo), y cuenta 430 para clientes. En caso de que no coincidan, hay que revisar los movimientos de los clientes o proveedores que no coinciden, para hacerlo podemos ir a CONTABILIDAD/INFORMES/LIBRO MAYOR, nos aparecerán todos los movimientos de las cuentas 430, 400, 410 de cada empresa, pudiendo rastrear las diferencias. En caso de que falte por conciliar algún pago (unir la factura con el movimiento de pago o cobro) podemos ir la factura y debajo del total nos aparece la opción de AÑADIR para conciliar así el pago con la factura. También se puede usar el LIBRO MAYOR EMPRESA, ubicado en Informes Genéricos.
• Revisión saldos bancarios: Revisar saldos contables coinciden con el saldo REAL del banco según la web del banco. Para revisarlo por CONTABILIDAD/INFORMES/Balance de sumas y saldos. En las cuentas 5720xx tenemos los saldos de los bancos, podemos filtrar por fechas para que coincida y puntear con el mayor de la cuenta 572xx. Si se usa extractos bancarios correctamente ha de cuadrar.

Revisión Final para cerrar meses, trimestres o años

1. Revisión mediante exportación de facturas de compra que todas las líneas de factura tengan la contabilidad analítica introducida, si procede.
2. Enviar al cliente o revisar internamente, todas las facturas abiertas filtrando por el ejercicio. Usar el botón Exportar vista actual o generar exportación de Odoo.
3. Contrastar el informe anterior con los saldos del mayor en Excel con los que figuran en las cuentas 430, 400, 410. NOTA: Las facturas de proveedores y acreedores aparecen en la mismo apartado de facturas de proveedor.
4. Revisión Saldos de bancos
5. Contabilizar nóminas
6. Contabilizar asientos de IVA y revisión cuentas 472, 477 a cero.
7. Revisión cuentas de impuestos que cuadren con los modelos presentados 4751, 4760, 640, 642
8. Contabilizar el asiento de variación de existencias
9. Amortizaciones:
   1. Revisar que el total de la cuenta 2xx es el mismo que de los activos. Si no cuadra, exportar las facturas con la categoría de activo y cuenta contable y revisar que factura no tiene puesto categoría de activo, o bien si alguna factura con categoría de activo hemos puesto una cuenta no del grupo 2xx.
   2. Cuando todo cuadra, calcular amortizaciones
10. Imprimir balance de sumas y saldos, más balance de saldos de empresa
11. Imprimir balance de situación y pérdidas y ganancias.
12. Revisar todos los mayores de la contabilidad para verificar que todos son correctos.

Esperemos que con esta guía sobre la revisión de la contabilidad en Odoo, puedan dejar perfecta los datos y información de su empresa.

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Saludos,

GAFIC, SLP

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